Microsoft Exchange para su empresa

¿Porqué usar Microsoft Exchange para tu negocio?

El trabajo de una empresa requiere la cooperación a todos los niveles para ser eficaz. Ya sea que se trate de atender la solicitud de un cliente, obtener documentos o materiales, en caso de que se necesiten, o incluso saber cómo responder a los proveedores, es probable que tengas que discutir esto con tus compañeros de trabajo. Hay muchas maneras de comunicarse internamente, desde correos electrónicos hasta llamadas telefónicas. Sin embargo, también hay otra forma más moderna: la mensajería instantánea profesional, que permite chatear inmediatamente sin ser intrusivo.

Microsoft Exchange para todos sus intercambios comerciales

Microsoft Exchange es un software que forma parte del ecosistema de Microsoft, con el buzón de correo de Outlook por ejemplo, o el servicio en la nube de Microsoft, Onedrive. Su propuesta es simple: proporcionar, además de su buzón de correo, una manera de intercambiar rápidamente con tus compañeros de trabajo, de forma privada o colectiva, para obtener rápidamente respuestas a tus preguntas.

Esta solución resuelve los problemas de todos los demás medios de comunicación: no más intrusiones en tu oficina por parte de un trabajador en busca de información específica, no más el ser contactado en el teléfono de la empresa para preguntas interdepartamentales. Todo lo que tienes que hacer es abrir la ventana de Microsoft Exchange y enviar un mensaje a la persona en cuestión para que se le notifique en su ordenador y te responda. Además, cuando se tiene una pregunta que concierne a toda la empresa, o si no se está seguro de a quién preguntar, se puede ir a los debates de grupo, los cuales se pueden crear para hacer la pregunta en la reunión. Estos grupos de discusión también pueden ser nombrados, lo que significa que se pueden preparar discusiones de grupo sobre temas específicos como asuntos de actualidad, o sobre temas relacionados con el trabajo, después del trabajo y más.

Comparación de los métodos de discusión en el trabajo: ¿Porqué preferir el intercambio?

Hay varias maneras de intercambiar en el trabajo y mejorar la productividad. Las formas más comunes son usando el teléfono del trabajo, el correo electrónico, la mensajería instantánea o yendo a la oficina.

Este último método es ahora mucho menos conveniente que los otros, con la popularización del teletrabajo, las posibilidades de viajes de negocios o para empresas que ocupan varios pisos del mismo edificio. El teléfono de la empresa sufre el mismo problema, aunque se puede asignar a cada departamento e incluso a cada oficina según los deseos de la empresa, reduce las posibilidades de comunicación con los que están teletrabajando o viajando.

Los intercambios de correo electrónico, aunque son útiles para llevar un registro escrito de todos los intercambios realizados, ralentizan todas las comunicaciones, y siempre se corre el riesgo de que un correo electrónico para una pregunta pueda ahogarse en otros correos electrónicos, anuncios e intercambios importantes con proveedores o clientes.

El intercambio mantiene lo mejor de cada solución. Tan rápido como el teléfono, tan personal o impersonal como una discusión cara a cara, sin dejar de poder contactar con cualquier trabajador, incluso si está teletrabajando o en movimiento siempre que tenga una conexión a Internet. Las notificaciones pueden configurarse para ser ruidosas o no, las salas de chat pueden configurarse para ser silenciosas o mostrar una alta prioridad y así sucesivamente. También mantiene un historial de mensajes que puede ser visto en cualquier momento, y un sistema de búsqueda de mensajes, si quieres comprobar que nadie ha hecho tu pregunta antes que tú.

Una solución móvil

¿No tienes siempre un ordenador a mano y aún así quieres ser contactado por tus compañeros de trabajo? Microsoft Exchange incluye una versión para tabletas y teléfonos inteligentes. Cualquiera que sea el medio en el que deseas recibir tus mensajes, todo lo que tienes que hacer es instalar la aplicación o el programa, volver a iniciar sesión con tu nombre de usuario y contraseña, y podrás ser localizado en cualquier momento durante el día laboral.

El ecosistema de Microsoft

Junto con Outlook, Microsoft Exchange ofrece muchas características adicionales para ayudarte en tu trabajo diario. Por ejemplo, función de calendario para llevar un registro de lo que introduce en su ordenador personal o smartphone, agenda, gestión de buzones de voz si necesitas responder rápidamente mientras estás de viaje… Microsoft ha creado una solución integral con su software para ayudarte a hacer que tus empleados sean aún más productivos.

Gracias a otro software de Microsoft, Sharepoint, también puedes usar Exchange para combinar la mensajería instantánea con un servicio de intercambio de documentos.

¿A quién debo recomendar Microsoft Exchange?

Microsoft Exchange es un software adaptado principalmente a los entornos profesionales que requieren intercambios frecuentes entre los empleados. Su utilidad es proporcional al número de empleados de una empresa: en el caso de las empresas pequeñas y medianas, se ahorrará tiempo de trabajo que puede utilizarse para centrarse en el desarrollo de la empresa, mientras que en el caso de las empresas más grandes con un mínimo de diez empleados, se evitarán muchos viajes que obstaculizarían la productividad general de la empresa.

En resumen

Al utilizar el software de Microsoft Exchange, se asegura de que está utilizando un servicio de mensajería instantánea profesional que es fácil de usar y configurar, diseñado para la facilidad de uso y propósito. Si utilizas otras herramientas de Microsoft en tu empresa, puedes aprovechar el ecosistema de Microsoft para vincular tus diferentes programas y hacerlos aún más fáciles de usar.

Gracias a Microsoft Exchange, dispondrás de un único medio de comunicación fiable que mejorará la productividad de tu empresa, independientemente de su tamaño o campo de actividad.

¿El  extra? Seguridad sólida que evitará cualquier intento de espiar o recuperar los datos transmitidos a través de este software. En su software de Exchange, Microsoft se ha tomado muy en serio la necesidad de crear un entorno seguro en el que puedas trabajar con total tranquilidad sin tener que instalar defensas adicionales en tu ordenador. Así que ¡aprovéchalo!

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