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Cómo evitar que los correos enviados a Gmail y Hotmail sean considerados Spam

Ruta:

Aunque el mail no es el único medio de práctica de Spam, dado que se pueden usar las redes sociales, foros, SMS, etc. Nos vamos a centrar especialmente en el correo electrónico para tener la mejor imagen posible ante nuestros clientes, dado que la práctica de spam está prohibida expresamente por la legislación vigente.
La mayoría de los proveedores de acceso a internet o ISP, además de por los filtros AntiSpam consultan la reputación del email, es decir, la puntuación que se le asigna tanto al emisor como al receptor del comportamiento de nuestra cuenta de correo electrónico. Hotmail además, usa la tecnología SmartScreen, basado en la tecnología de aprendizaje automático de Microsoft Research buscando las amenazas conocidas de correo no deseado y los propios comentarios de los usuarios de Hotmail.

Estos proveedores, usan sistemas propios para clasificar o catalogar los correos entrantes como SPAM, esto no está sujeto a estándares y  es necesario seguir unas pautas estrictas “dictadas por cada uno de ellos”. En esta guía encontrará algunas sugerencias que consideramos pueden ayudarle en su objetivo:

Así se valora qué hacer con el correo. Enviarlo finalmente a la bandeja de entrada o correo no deseado (spam).

Contenido

  1. Cómo se mide la reputación.
  2. Manual de buenas prácticas en el uso del correo electrónico.
  3. ¿Qué pasa si te encuentras incluido en la “lista de spammers” de Hotmail?
  4. ¿Qué pasa si te encuentras incluido en la “lista de spammers” de Gmail?

1. ¿Cómo se mide la reputación?

  1. Volumen y Frecuencia: Un envío masivo puntual en períodos de tiempo distanciados entre si, es bastante perjudicial. Lo recomendable siempre es ir subiendo el número de receptores progresivamente con envíos habituales más o menos programados.
  2. Envío a cuentas Inexistentes: Aunque a veces es inevitable por no recibir correctamente la dirección de la persona receptora, es importante mantener nuestra agenda de correo limpia para evitar recibir correos de reportes erróneos.
  3. Quejas: Hay que evitar dentro de nuestras posibilidades que nuestros receptores no marquen nuestros mails como SPAM, porque ese registro nos puntúa negativamente y nos identifica como Spammer.
  4. Infraestructura: Vamos a trabajar una buena infraestructura de red, evitando el histórico de listas negras, enviar desde un país clasificado como Spammer, maxificando nuestra seguridad en el sistema y procurando contar con un Centro de Datos que gestione nuestro correo con la mejor reputación posible.
  5. Cuentas trampa: Los principales ISP y agencias antiSPAM envían correos masivos aleatoriamente con el único objetivo de comprobar si son capturadas y se les envían correos sin ningún permiso expreso. Si utilizamos bases de datos compradas, obtenidas mediante bots sin conformidad por parte del usuario o enviamos correos de forma indiscriminada, entraremos en su fichero de datos de Spammer.

2. Manual de buenas prácticas en el uso del correo electrónico.

  1. Mantendremos al día el sistema actualizado en las últimas versiones de nuestro software, especialmente el antivirus y antispam para evitar vulnerabilidades en nuestro sistema.
  2. Controlaremos asiduamente el espacio de nuestros correos para evitar falta de espacio para el envío y/o recepción, dado que este es limitado. Elimina los mensajes inservibles, decarga y archiva o imprime los archivos adjuntos si son necesarios y vacía la papelera y la carpeta de archivos enviados y de Spam.
  3. Protege y cambia regularmente las claves asociadas a las cuentas de correo electrónico.
  4. Usa tu cuenta profesional con moderación. Para registros web y uso no comercial o profesional, mejor usar cuentas gratuitas para recibir ahí los Spams de otras empresas y no afectar a tu reputación personal.
  5. En la recepción de correo, no aceptaremos correos de remitentes desconocidos o de origen poco fiable a no ser que tengamos realmente certeza de recibir lo que estamos esperando. Atenderemos especialmente a los archivos adjuntos y sus extensiones para evitar virus.
  6. En caso de duda o entender de un peligro potencial de entrada de virus, eliminaremos el correo inmediatamente sin abrirlo y menos, sin ejecutar el archivo adjunto.
  7. Analizar previamente los archivos adjuntos guardados en una carpeta destinada para ello, nos ayudará a una posible recuperación posterior en caso de error.
  8. No confiaremos en correos con promociones, regalos o invitaciones, aunque no adjunten archivos, y menos si nos solicitan datos personales como teléfono, correo o gravemente, claves de acceso o cuentas bancarias.
  9. Cuidar al detalle las posibles comunicaciones bancarias dado que hay webs que simulan la de nuestro banco e intentan captar nuestros datos. Esto es un fraude común muy grave.
  10. Es recomendable la desactivación de la función de vista previa dado que por aquí puede ejecutarse el archvivo adjunto malicioso.
  11. Incluye siempre un asunto en el mensaje. Esto facilita enormemente la lectura, clasificación, y recuperación del correo, así como constituir una importante norma de cortesía.
  12. Usa un cuidado formato del texto, evitando usar mayúsculas en párrafos (se considera elevar la voz, gritar). Hay otros medios para enfatizar o dar importancia a partes del texto. Negritas, cursivas, subrayados, etc. Y cuidaremos del tamaño del texto. Legible pero no extravagante.
  13. Cargar el peso en exceso del correo, reduce las posibilidades de recepción. Hay que ser conciso en el mensaje y evitar formatos o estilos con fondo en el mensaje, evitar insertar imágenes supérfluas o innecesarias que, aparte de la inutilidad, nos trae el riesgo de una correcta recepción.
  14. Comprimir los archivos adjuntos pero dejando claro su contenido y/o propósito, genera confianza ante la posibilidad de recibir virus, además de aligerar la carga del mail.
  15. Usar las herramientas adecuadas para el envío de la información siempre es recomendable. Información concisa, correo electrónico. Archivos de gran tamaño, recomendamos abrir y usar cuentas de FTP, que agilizan la gestión y descongestionan la red y nuestras cuentas de mail.
  16. La IP remitente debe tener un registro PTR (es decir: un DNS inverso de la IP remitente), que coincidirá con la IP que se obtiene por la resolución DNS inversa del nombre de host indicado en el registro PTR.
  17. El dominio remitente tiene que pasar la autenticación SPF o DKIM.

En el siguiente enlace podréis encontrar más ayuda y consejos cuando editamos Newsletters y las enviamos a nuestra lista de clientes:

http://blog.mailrelay.com/es/2012/07/11/los-20-consejos-que-evitaran-que-tu-newsletter-sea-considerada-spam

3. ¿Qué pasa si te encuentras incluido en la “lista de spammers” de Hotmail?

hotmail

   Tal vez hayas recibido mensajes de error parecidos a este:

“host mx4.hotmail.com[65.55.37.72] said: 550 SC-001 Mail rejected by Windows Live Hotmail for policy reasons. Reasons for rejection may be related to content with spam-like characteristics or IP/domain reputation problems. If you are not an email/network admin please contact your E-mail/Internet Service Provider for help. Email/network admins, please visit MSN Postmaster for email delivery information and support (in reply to MAIL FROM command)“

Cuando el mensaje de error pertenece a la serie 400 en lugar de la serie 500, significa que el bloqueo de tus emails se ha producido por el alto volúmen de emails que has enviado al servidor de Hotmail o MSN.  En este caso hay dos opciones posibles :

1 – Suscribirte al programa “bulk senders” desde la página web que encontrarás en http://mail.live.com/mail/services.aspx

2 – Tratar de moderar la cantidad de envíos que haces a direcciones de Hotmail o MSN y distribuirlos a lo largo de las 24 horas del día para evitar enviarlos todos al mismo tiempo o en un corto periodo de tiempo.

Si ya has confirmado que estás incluido en la ‘Lista Negra’ de Microsoft, solicita que te borren de ella.

Para ello, cumplimenta y envía el formulario que encontrarás en el siguiente enlace:

https://support.microsoft.com/en-us/getsupport?oaspworkflow=start_1.0.0.0&wfname=capsub&productkey=edfsmsbl3&locale=en-us&ccsid=635639051175184163

NOTA: Antes de solicitar que te quiten de su “lista de spammers”, asegurate de haber solucionado el problema que ha provocado tu inclusión en dicha lista, de lo contrario, tu dirección IP o tu dominio, perderán reputación y cada vez será mas dificil conseguir que te quiten de su lista.

Programas útiles de Hotmail para monitorizar e identificar problemas de spam:

Junk Mail Reporting Program (JMRP): aporta información sobre qué piensan los usuarios de Hotmail de tus mensajes de correo, informándote cada vez que éstos son marcados cómo ‘correo no deseado’. https://mail.live.com/mail/junkemail.aspx

Smart Network Data Services (SNDS): Nos informa sobre el tráfico originado desde la IP que has registrado en el programa. En concreto, encontrarás información sobre los volúmenes de e-mail enviados y los porcentajes de “quejas” por parte de los usuarios de Hotmail. https://postmaster.live.com/snds/

Sender ID: Éste programa verifica las direcciones IP que están enviando correos desde tu dominio autenticado. Desde Abril de 2012, la información contenida en tus registros SPF es empleada automáticamente para configurar tu SenderID, por lo que es importante que la información publicada en tus registros sea completa y precisa. Más información: https://www.microsoft.com/mscorp/safety/content/technologies/senderid/wizard/

4. ¿Qué pasa si te encuentras incluido en la “lista de spammers” de Gmail?

gmailEn el caso de Gmail, hay además ciertas pautas y puntos a tener en cuenta:

Gmail clasifica el correo entrante de la siguiente forma:

 

  • Spam y no spam: Los mails no deseados se colocan automáticamente en la carpeta de Spam. El resto, en la bandeja de entrada de correo.
  • Categorías: Muchos usuarios usanla bandeja de entrada predeterminada, donde el correo que no se considera Spam es ordenado por categorías predeterminadas o configuradas por el propio usuario.

Un factor importante en la clasificación de los mails es la interpretación del propio usuario. Los usuarios de Gmail pueden marcar y desmarcar mensajes como Spam, y pueden mover los mensajes que no lo son entre las diferentes pestañas. En esos casos, Gmail aprende con estas correcciones y va adaptando automáticamente la clasificación a sus gustos personales.

Gmail no acepta las solicitudes de “listas blancas” de los remitentes de correos de distribución masiva, por lo que no es un medio adecuado para garantizar el correcto envío de nuestros mails.

Más información:

Correo legítimo marcado como spam: https://support.google.com/mail/answer/9008?hl=es

Directrices de Gmail para emailing masivo: https://support.google.com/mail/answer/81126

Contactar Gmail si me clasifican como spam: https://support.google.com/mail/contact/bulk_send_new?rd=1